Ochrana osobních údajů

Kdo údaje zpracovává

Správcem osobních údajů je TPT funding s.r.o. (obchodní značka Top Profit Design), IČO 19067640, se sídlem Kurzova 2222/16, Stodůlky, 155 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 380929, kontakt provozovatele: info@topprofitdesign.cz (dále „my“). Kontakt pro všechny dotazy k osobním údajům: info@autodm.cz.

U údajů lidí, kteří píšou našim zákazníkům na Instagramu, ve Facebook Messengeru, v Telegramu (bot zákazníka), do web chatu na webu zákazníka nebo na e-mail zákazníka připojený k AutoDM (jejich kontakty a zprávy), jsme zpracovatelem – správcem je zákazník, který si AutoDM připojil. Zpracováváme je jen podle jeho pokynů a kvůli poskytování služby.

U návštěvníků chatu na našem vlastním webu autodm.cz a u objednávek služby Nastavíme za tebe jsme správcem my.

Jaké údaje zpracováváme

• Poptávkový formulář: jméno, e-mail, telefon (nepovinný), firma, Instagram účet, web, text zprávy, čas a verze potvrzení seznámení s informacemi o zpracování a IP adresa (ochrana proti spamu).
• Zákaznický účet: e-mail, jméno, otisk hesla (heslo samotné neukládáme), nastavení dvoufázového ověření, údaje o přihlášení.
• Připojené sociální sítě: ID a uživatelské jméno Instagram účtu nebo název a ID Facebook stránky, přístupový token (šifrovaně) a udělená oprávnění. Hesla k sociálním sítím nikdy nežádáme ani neukládáme.
• Kontakty a konverzace zákazníka: ID kontaktu přidělené Metou nebo Telegramem, uživatelské jméno (pokud je k dispozici), text příchozích zpráv a komentářů a odeslaných odpovědí, čas poslední zprávy.
• Web chat (na našem webu i na webech zákazníků): náhodné anonymní ID konverzace uložené v prohlížeči (vznikne až odesláním první zprávy), text zpráv a odpovědí, kontaktní údaje, které návštěvník sám vyplní (jméno, e-mail, telefon), čas a odkaz na zásady, se kterými souhlasil, a otisk IP adresy pro ochranu proti spamu.
• E-mailová schránka zákazníka (jen po připojení zákazníkem): e-mailová adresa schránky, adresa a jméno odesílatele, předmět a text příchozích e-mailů (HTML se převádí na text, přílohy se neukládají) a odeslaných odpovědí, čas. Dřívější e-maily se neimportují. U Gmailu a Outlooku heslo nezískáváme; přístup je přes přihlášení u poskytovatele a přístupové tokeny ukládáme šifrovaně. U ostatních schránek (Seznam, iCloud, Yahoo, firemní servery přes IMAP/SMTP) ukládáme přístupové údaje ke schránce, tj. přihlašovací jméno, adresy serverů a heslo (případně heslo pro aplikace), a to výhradně šifrovaně (AES-256-GCM). Heslo používáme jen k načtení nových zpráv z doručené pošty a k odeslání odpovědí z adresy zákazníka (kopii odpovědi ukládáme do jeho složky Odeslané) a po odpojení schránky ho okamžitě smažeme. Spojení je vždy šifrované (TLS).
• Telegram Bot zákazníka: ID uživatele a chatu přidělené Telegramem, uživatelské jméno (pokud ho uživatel má), text soukromých zpráv botovi a odeslaných odpovědí. Skupiny a kanály nezpracováváme.
• Objednávka služby Nastavíme za tebe z formuláře /nastaveni-na-klic: jméno, firma, IČO (nepovinné), e-mail, telefon, web (nepovinný), vybrané sítě, poznámka, zvolený balíček a cena, čas a verze souhlasu s obchodními podmínkami a zásadami, čas a verze samostatné žádosti o zahájení plnění před uplynutím 14 dnů, případně čas souhlasu s přístupem podpory do workspace a otisk IP adresy pro ochranu proti zneužití formuláře.
• Marketingové integrace: při připojení ukládáme čas a verzi potvrzení zákazníka, že má pro předání kontaktů zákonný důvod, nepoužívá koupené či neoprávněně získané seznamy a respektuje odhlášení. Samotný obsah zákaznického seznamu kvůli tomuto potvrzení nekopírujeme.
• Navazující e-mailová komunikace k objednávce Nastavíme za tebe: e-mailová adresa a telefonní číslo uvedené v objednávce, obsah zpráv souvisejících s upřesněním zadání, potvrzením rozsahu, fakturací, termínem a vyřízením objednávky. Údaje slouží k odpovědi na poptávku a komunikaci při plnění smlouvy, nikoli k nevyžádanému marketingu.
• Provozní záznamy: technické logy a záznamy o bezpečnostních událostech (např. neúspěšná přihlášení).

Proč a na jakém základě

• Poskytování služby a plnění smlouvy se zákazníkem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – automatické odpovědi, upozornění, správa účtu.
• Odpověď na poptávku a jednání o smlouvě (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Vyřízení objednávky služby Nastavíme za tebe, e-mailová a případná telefonická komunikace o jejím zadání, rozsahu a průběhu, vystavení faktury a provedení nastavení (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); účetní a daňové doklady k objednávce (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Odpověď návštěvníkovi chatu na našem webu, který nám sám napsal nebo nechal kontakt (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – jednání před uzavřením smlouvy na jeho žádost, jinak čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněný zájem odpovědět na dotaz).
• Oprávněný zájem na zabezpečení služby a ochraně proti zneužití (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Plnění právních povinností, např. účetních a daňových (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

Jak dlouho údaje uchováváme

• Text zpráv, komentářů a odpovědí: 30 dní, pak se automaticky maže (u účtu bez aktivních pravidel se text příchozích zpráv vůbec neukládá).
• Ostatní záznamy o zprávách (čas, typ, stav) a provozní logy: 90 dní, pak se automaticky mažou.
• Kontakty bez aktivity: 12 měsíců od poslední zprávy, pak se automaticky mažou.
• Záznamy neúspěšných přihlášení: 24 hodin.
• Bezpečnostní a změnové auditní záznamy (včetně údajů o účtu a IP adresy): nejdéle 12 měsíců; pokud je nutné uchovat záznam kvůli právnímu nároku nebo zákonné povinnosti, pouze po nezbytnou dobu.
• Zákaznický účet a připojené sítě: po dobu trvání smlouvy. Smazání připojeného účtu (v aplikaci nebo žádostí o smazání dat v nastavení Instagramu či Facebooku) okamžitě a nevratně smaže všechny jeho zprávy, komentáře, odpovědi, kontakty, statistiky, pravidla, nastavení a přístupový token a zruší odběr událostí u Mety; zůstane jen anonymní záznam, kdo a kdy smazání provedl. Odpojení účtu (v aplikaci nebo odebráním AutoDM v nastavení Meta) zastaví automatizace, smaže token a odběr událostí a ihned smaže text zpráv; kontakty a pravidla zůstanou pro opětovné připojení. Zrušení zákaznického účtu smaže jeho přihlášení a workspace, které vlastní a ve kterých nikdo další není (včetně připojených účtů a předplatného). Workspace s dalšími členy zůstane i s daty a členové ho můžou převzít; účty ostatních lidí se nemažou. Postup najdeš na stránce Smazání dat.
• Poptávky: nejdéle 2 roky od poslední zaznamenané aktualizace poptávky.
• Web chat a Telegram: zprávy a kontakty se řídí stejnými lhůtami jako ostatní konverzace výše (text 30 dní, záznamy 90 dní, kontakty 12 měsíců od poslední zprávy). Otisky IP adres pro ochranu proti spamu: 2 dny. Anonymní ID konverzace v prohlížeči smaže návštěvník vymazáním dat webu v prohlížeči.
• Objednávky služby Nastavíme za tebe: po dobu vyřízení objednávky a poskytování služby. Zrušené a nerealizované objednávky (bez zaplacení a bez další změny) automaticky mažeme po 6 měsících od poslední změny. U dokončených objednávek po 3 letech od poslední změny automaticky anonymizujeme jméno, e-mail, telefon a poznámky; zůstane jen firma a IČO, balíček, částka a data objednávky kvůli účetním a daňovým povinnostem. Účetní doklady (faktury) uchováváme po dobu, kterou ukládají účetní a daňové předpisy. Na žádost údaje smažeme dříve, pokud je nemusíme uchovat kvůli těmto povinnostem nebo k uplatnění či obhajobě právních nároků.
• Komunikace související s objednávkou Nastavíme za tebe (e-mail a telefon): v rámci evidence objednávky se řídí stejnou retencí jako objednávka — zrušená či nerealizovaná po 6 měsících od poslední změny, u dokončené objednávky anonymizace kontaktních údajů po 3 letech od poslední změny. Údaje, které je nutné zachovat pro účetní či daňovou povinnost nebo právní nárok, zůstávají jen po nezbytnou dobu.
• Účetní doklady: po dobu stanovenou zákonem; neobsahují zprávy ani kontakty.
• Odkazy pro ověření e-mailu: nepoužitý odkaz mažeme po vypršení (24 hodin), použitý den po použití. Pozvánky do týmu (e-mail pozvaného, role): 30 dní po přijetí, zrušení nebo vypršení.
• Žádosti o smazání dat z Mety: potvrzovací kód a stav žádosti (bez ID uživatele a názvu účtu) 12 měsíců.

Komu údaje předáváme

Údaje nikomu neprodáváme. Ke zpracování používáme tyto zpracovatele:

• Vercel Inc. – hosting aplikace.
• Neon Inc. – databáze.
• Resend – odesílání e-mailů.
• Meta Platforms Ireland Ltd. – Instagram a Facebook Messenger: přes jejich API zprávy přijímáme a odesíláme.
• Google (Gmail) nebo Microsoft (Outlook / Microsoft 365) – jen u zákazníků, kteří si připojili e-mailovou schránku: čtení a odesílání e-mailů přes API poskytovatele (poskytovatel je pro tato data samostatným správcem).
• Poskytovatel e-mailové schránky zákazníka (např. Seznam.cz, Apple, Yahoo, hostingová firma) – jen u zákazníků, kteří si připojili schránku přes IMAP/SMTP: čtení a odesílání e-mailů přímo na serveru zvoleném zákazníkem; pro tato data je poskytovatel samostatným správcem.
• Telegram – jen u zákazníků, kteří si připojili Telegram Bot: přes Telegram Bot API zprávy přijímáme a odesíláme.
• Poskytovatelé AI – jen u volitelné funkce AI odpovědí (viz níže): Google (Gemini API), OpenAI (OpenAI API), Anthropic (Claude API), Mistral AI (Mistral API) a OpenRouter (jen při použití vlastního klíče zákazníka).
• Služby zvolené zákazníkem v sekci Integrace: Webhook na adresu zákazníka (např. Make, Zapier, n8n), Google Sheets (skript v tabulce zákazníka), Ecomail, SmartEmailing, Mailchimp, MailerLite, Flodesk (jen s vlastním klíčem a potvrzením odběru), Slack, Discord a Telegram. Zákazník je sám připojuje a vybírá spouštěče (např. nový kontakt, zpráva, kontaktní údaj, štítek nebo předání kolegovi); teprve při aktivním spouštěči se předávají příslušné kontaktní údaje a u podporovaných integrací i část zprávy. Tito příjemci jsou určeni zákazníkem a jejich vlastní zpracování se řídí jejich podmínkami. Calendly a Cal.com slouží pouze jako odkazy na rezervaci v odpovědích: AutoDM jim v rámci těchto integrací automaticky neodesílá údaje kontaktů.

AI odpovědi (volitelná funkce)

AI odpovědi jsou volitelné a ve výchozím stavu vypnuté – nový účet odpovídá jen podle pravidel, která si zákazník sám nastaví. Zapnout je může jen zákazník v nastavení AI.

Když je zákazník zapne, předáváme poskytovateli AI, kterého si zvolil, obsah relevantní konverzace (posledních několik zpráv) a firemní znalosti, které do AutoDM nahrál (texty, stránky webu, PDF). Kvůli vyhledávání ve znalostech se jejich části převádějí na vektory (embeddingy) u stejného poskytovatele. Podle volby zákazníka jsou příjemci:

• Google LLC / Google Ireland Ltd. – Gemini API (odpovědi i embeddingy),
• OpenAI – OpenAI API (odpovědi i embeddingy),
• Anthropic – Claude API (odpovědi; embeddingy se u něj nevytvářejí),
• Mistral AI SAS (Francie) – Mistral API (odpovědi i embeddingy),
• OpenRouter – přes zákazníkův vlastní API klíč, volitelný přístup k modelům třetích stran (zpracování závisí na vybraném modelu a jeho provozovateli).

Pravidla u poskytovatelů AI

Data posíláme přes API rozhraní poskytovatelů, ne do spotřebitelských chatů. Jejich další využití (uchování, případné trénování) se řídí podmínkami API daného poskytovatele a typu účtu. Když zákazník použije vlastní API klíč, platí jeho smlouva s poskytovatelem. Data k AI odpovědím u poskytovatelů AI nikdy nejdou, dokud zákazník AI odpovědi nezapne.

Předávání mimo EU

Někteří příjemci sídlí nebo mohou mít přístup k datům mimo Evropský hospodářský prostor. Pro případné přeshraniční předávání musí být u konkrétního dodavatele ověřen použitelný právní mechanismus (například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky) a doplňková opatření. Při dotazu vám sdělíme relevantní informace k používaným dodavatelům.

Tvoje práva

Máš právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Můžeš vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu a odvolat souhlas. Napiš nám na e-mail níže, odpovíme do 30 dní.

Když nebudeš spokojen/a, můžeš podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Jak požádat o smazání dat, popisuje stránka Smazání dat.

Cookies

Bez souhlasu používáme jen technicky nezbytné cookies (přihlášení, zabezpečení, uložené nastavení). Chat na webu se načte až s tvým souhlasem s funkčními cookies, který můžeš kdykoli změnit v patičce (Nastavení cookies). Analytické ani reklamní cookies nepoužíváme. Přehled je na stránce Cookies.

Zabezpečení

Přístupové tokeny k sociálním sítím ukládáme šifrovaně (AES-256-GCM), komunikace probíhá jen přes HTTPS, hesla ukládáme jako otisk (argon2id) a přístup do administrace chrání dvoufázové ověření.

Kontakt

info@autodm.cz